Non infastidire il tuo pubblico: nove errori da evitare con Power Point

Uno studio annuale raccoglie le impressioni all’uscita da convegni e presentazioni chiedendo quale sia l’aspetto che più infastidisce i partecipanti durante le presentazioni: la “Annoying PowerPoint survey” è un documento divertente ma anche molto illuminante per tutti coloro che sono chiamati a creare, revisionare e presentare slides sui più svariati argomenti.
Ti proponiamo una sintesi, qualche suggerimento e una proposta di corsi PowerPoint e Office in generale con i nostri docenti professionisti sul tema delle presentazioni PowerPoint (un grazie particolare al nostro docente Gaspar Torriero per i suggerimenti).

1) Il presentatore legge le slides

Il 67% degli intervistati si dichiara infastidito dai presentatori che leggono le slides durante una presentazione con PowerPoint. Il relatore che si limita a leggere delle slides piene zeppe di testo perde il contatto visivo con il pubblico, che nel giro di pochi secondi cade in preda al sonno profondo o alla cupa disperazione.

2) Lunghe frasi intere

Il 51% degli intervistati dichiara che le lunghe frasi intere non sono di immediata comprensione e quindi distraggono. La densità informativa di una slide è bassa. Questo è un “fatto della vita” e non c’è modo di girarci attorno. Le frasi lunghe non arrivano al pubblico, che risulta infastidito.

3) Il testo è così piccolo che non si legge

Avremmo potuto scrivere questo titolo in piccolo per farti sperimentare che cosa significa non riuscire a leggerlo, ma avremmo perso… quasi la metà dei lettori: infatti il 49% degli intervistati ha dichiarato che il fastidio maggiore durante una presentazione è causato dal testo troppo piccolo, che risulta quindi difficilmente leggibile. E’ inutile mostrare testo illeggibile. Punto.
Meglio ricorrere a fogli stampati o alla documentazione digitale da distribuire al pubblico seduta stante o in momenti successivi.

4) Visual troppo complicati

Grafici con trentacinque indicatori o con diciassette colori indispongono all’ascolto. Un grafico incomprensibile rivela concetti poco sintetici e quindi poco assimilabili.
La complessità, pur essendo un principio importante da non sminuire e pur rispecchiando il mondo reale, va presentata in modo adeguato e comprensibile.
In caso contrario allontana le persone dal tuo obiettivo.

5) Immagini in movimento e suoni inutili

A pari merito rispettivamente con il 24% e con il 22% sono percepiti in modo negativo due aspetti che spesso ti sei convinto di reputare interessanti: l’inserimento di testi o immagini con animazioni e movimenti e di effetti sonori collegati a qualche azione della presentazione. Il testo in movimento rallenta la lettura e quindi annoia il pubblico.
Tutto quello che non c’entra niente distrae.

6) Presentazioni non preparate

Il pubblico si è dichiarato generalmente irritato da presentatori visibilmente impreparati. Quando il relatore non pensa nemmeno alla struttura della presentazione e si limita a copiare e incollare il testo di una relazione scritta spalmandola su una serie di diapositive si capisce lontano un miglio, anche se ha cercato di abbellirle con i temi PowerPoint.
Le slides di PowerPoint dovrebbero supportare il messaggio, non sostituire il presentatore o una brochure dettagliata. I presentatori dovrebbero entrare in contatto con il pubblico invece di nascondersi dietro le diapositive.

7) Slides “sbilanciate”

Troppo testo? Troppa grafica? Troppa multimedialità?
Occorre trovare l’equilibrio degli elementi perché la presentazione possa scorrere fluida.
Gli estremi non funzionano bene, è necessario un approccio equilibrato:

• il testo, per dare un contesto alla comprensione da parte del pubblico di ciò di cui il presentatore parlerà in seguito
• la grafica e la multimedialità, per aggiungere sapore al testo

8) Uso goffo della tecnologia

Chi non è pratico non dovrebbe presentare con PowerPoint!
Meglio farsi aiutare da una persona capace, piuttosto che fare figuracce.
Se hai intenzione di utilizzare la tecnologia durante una presentazione, assicurati di essere in grado di impostarla e gestirla al meglio.
Inizia da subito la tua relazione dando almeno l’impressione di essere professionale e di muoverti senza problemi tra slides e programmi.
L’uso goffo di PowerPoint e della tecnologia di presentazione è citato più volte come elemento che toglie attenzione al messaggio e lo impoverisce.

9) NO SIGNAL

Questo punto non ha bisogno di commenti. Cerca di evitarlo!

Sintetizza e visualizza

Osserva la differenza. Prima della semplificazione, dopo la semplificazione:

Metti a fuoco l’obiettivo: il resto è sfondo

Il modello “10/20/30” di Kawasaki e altri consigli

Il modello “10/20/30” di Guy Kawasaki prevede:

• 10 slides
• 20 minuti
• 30 punti di carattere minimo per i testi

Il modello è stato ripreso più volte, tra cui un evento del 2005 dedicato alla scelta di startup valide e con idee innovative e realizzabili.
Ogni startup aveva a disposizione uno slot di 60 minuti per presentare la società e sollecitare l’investimento, ma i 60 minuti spesso e volentieri si riducevano a 40, e occorreva riservare tempo anche alla parte più importante dell’incontro, ovvero alla discussione tra le parti. Il tempo della presentazione quindi si riduceva drasticamente a 30 minuti, applicando così lo schema di Kawasaki.

Qualche altro consiglio:

• Prima organizza le idee, poi usa PowerPoint
• Se una slide non è essenziale, toglila
• Prova la presentazione più volte prima dell’evento
• Fai un sopralluogo nella sala e prova la tecnologia

Ecco alcuni corsi disponibili anche in aula virtuale che possono aiutarti in questo approfondimento sulla comunicazione efficace, non solo con PowerPoint:

• Corso PowerPoint base
• Corso Microsoft Excel per la comunicazione
• Corso Comunicazione efficace
• Corso Comunicazione persuasiva per il marketing
• Corso Comunicare con gli Archetipi percorsi di narrazione digitale