Le ore da consuntivare facilmente con Atlassian Jira

In questo articolo affrontiamo un problema pratico che coinvolge tutte le organizzazioni, dalla più semplice alla più elaborata, e mostriamo come le soluzioni Atlassian (in particolare Atlassian Jira) ci possano aiutare. Si tratta della consuntivazione delle ore di ogni dipendente e collaboratore.

Questa della consuntivazione delle ore di lavoro è un’annosa questione e le organizzazioni spesso sviluppano in autonomia la propria soluzione; ma non sempre le soluzioni adottate sono funzionali o perfette per il contesto: spesso sono soluzioni che rimangono in uso solo perché, per esempio, l’autore materiale del lavoro di sviluppo non lavora più in azienda e chi è rimasto non sa come sia stata costruita per poterla quindi modificare. Risultato? Non la si cambia.

In altre situazioni, invece, si preferisce mantenere un sistema rigido di tracciamento e di compilazione completamente anacronistica per altre ragioni (che possono essere più o meno condivisibili), ma che molto spesso mette le persone di fronte a malfunzionamenti, problemi o semplicemente obbliga a rimanere bloccati per delle ore nel caricare… le ore lavorate. E così, a volte, il risultato è che le ore si segnano manualmente su di un foglio di carta…

Consuntivazione delle ore: una possibile soluzione

Vediamo insieme come gestire la consuntivazione delle ore, cercando di sfruttare le opzioni standard (oppure out-of-the-box), aggiungendo solo poche funzionalità esterne (addon) e, in questo caso, cercando anche di usare degli addon gratuiti.
In Jira questa funzionalità è nativa. Non dobbiamo impazzire a cercare l’informazione, ma possiamo usarla sempre e comunque.
Su istanza Data Center abbiamo a disposizione la possibità di eseguire una stima del lavoro e di caricare le ore effettivamente dedicate al task che ci è stato assegnato. Abbiamo a disposizioni diverse possibilità (stiamo parlando delle funzioni out-of-the-box).

Questa è la maschera per inserire i dati del tempo da computare:

Nelle istanze cloud abbiamo una piccola differenza, ma nella pratica ritroviamo le stesse informazioni.
Questa la screen view della istanza cloud, con evidenziato il campo del time tracking:

La seguente GIF mostra come funziona il caricamento delle informazioni in Jira Cloud:

Aggregazione e utilizzo dei dati raccolti con Jira

Interagendo sempre con Jira, le persone hanno la possibilità di caricare i dati, di visionarli, rivederli e correggerli, se necessario. Ma questa è solo la prima parte del lavoro. Perché poi i dati vanno rivisti e aggregati, per poter essere adeguatamente utilizzati. Non ha infatti alcun senso disporre di tali dati per poi non riuscire ad usufruirne correttamente.

Nell’out-of-the-box abbiamo poche risorse a disposizione per fare ciò. Possiamo principalmente esportare su Excel, ma non è la soluzione migliore.

Per fortuna abbiamo il Marketplace che ci viene incontro, con ulteriori strumenti. Si, hai letto bene: STRUMENTI. Questo è un concetto importante da chiarire e lo facciamo sempre anche durante i corsi Project Management Espero.
La possibilità di poter scegliere una soluzione implementata, che risponda alle nostre esigenze, è una grande opportunità. Infatti diversi produttori di Apps (o Add-ons o plugins) si sono prodigati fornendo la loro soluzione e permettendo di poter gestire al meglio la situazione.
Per le istanze Data Center consiglio, senza indugio, EazyBI. In questa pagina della documentazione ufficiale del produttore dell’addon, si spiega, puntando subito al dunque, come realizzare un semplice report che mostra i risultati che ci interessano. Riusciamo ad avere a disposizione le ore lavorate di un utente spiegando tutti i passi necessari alla realizzazione. Il risultato che otteniamo non è affatto male.

Questo ovviamente è solo uno dei possibili risultati che si possono ottenere con questo addon.
Trovi altre tips e soluzioni in questa mia serie di articoli Jira Project Reporting Academy su Deiser Blog, in cui spiego come costruire una dashboard di projects report in Jira utilizzando l’integrazione tra eazyBI e Projectrak (ex Profields), in particolare:

• Come connettere Projectrak a eazyBI
• Come creare il primo grafico del progetto Jira
• Come realizzare un diagramma di Gantt per i progetti
• Come creare una dashboard di progetto

E per il Cloud? Soluzioni per la consuntivazione delle ore di lavoro

Abbiamo altre possibilità, gratuite (al momento in cui viene scritto l’articolo, gli addon citati sono gratuiti), che permettono di poter avere un quadro di insieme delle ore consuntivate.

Ad esempio abbiamo a disposizione Team Worklog Reports Lite che ci permette di realizzare delle viste personalizzate del worklog caricato dagli utenti, con la possibilità di poter filtrare facilmente.
Qui un esempio di vista dettagliata:

Invece, attraverso Time To Invoice – Worklog reports abbiamo un’interfaccia più semplice e di facile utilizzo, ecco un esempio:

Come dicevamo, in questo caso abbiamo un’interfaccia più semplice e un sistema per filtrare i dati basico.

Ma esistono anche soluzioni più sofisticate e, nello stesso tempo, più articolate che permettono di gestire situazioni più complesse.
Il fatto di avere a disposizione più possibilità ci permette di poter scegliere la soluzione che maggiormente si adatta alle nostre esigenze.

Conclusioni

Abbiamo visto che Atlassian Jira, sia nella versione Data Center che Cloud, ci può aiutare nella gestione del caricamento, nella visualizzazione e nella rappresentazione dei dati.
Nei nostri corsi Atlassian avrai la possibilità di approfondire queste conoscenze grazie a personale altamente specializzato e con esperienza concreta sul tema.